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教學儀器高等學校檔案實體分類法和高等

時間：2022-07-12 14:49:43 點擊次數：508

國家教育委員會關于發(fā)布《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》的通知教辦[1993] 429號

高等學校檔案實體分類法

第一章編制說明

一、編制目的為了適應高等學校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國高等學校的檔案實體分類，實現高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化，達到加強高等學校檔案和檔案工作的科學管理，促進整體業(yè)務建設的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學校工作和社會主義建設服務，特編制本法。

二、編制原則本法的編制，以辯證唯物主義為指導，引入系統(tǒng)論的觀點和現代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把高等學校檔案工作的歷史、現狀和發(fā)展前景結合起來，具有較強的思想性，科學性和適用性。（一）體現思想性檔案工作是黨性、政治性很強的工作。高等學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導，以國家的有關檔案工作的法規(guī)標準為依據。要堅持黨的一個中心，兩個基本點的基本路線的原則精神，從實際出發(fā)，突出教學、科研檔案在高等學校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時期高等學校職能活動的新情況、新特點。（二）符合科學性本法規(guī)定的各項內容，既要實事求是，符合高等學校檔案工作的實際，又要遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結合方面，有較強的科學性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1．采用高等學校檔案這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸人相同的類別。2．在充分反映高等學校檔案的形成規(guī)律和內容、特點的前提下，確定統(tǒng)一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調。3．類目設置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變。4．類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交*和包容。（三）重視適用性本法采用多元，靈活的處理方法，在強調大的原則統(tǒng)一的同時，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點，根據各校檔案實際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。三、體系結構本法由編制說明和主表兩部分組成。編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結構、類目設置、檔號模式、標識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。主表由類目、標識符號、注釋等組成。（一）一級類目的劃分與標識一級類目是高等學校檔案實體分類的最高層位。根據高等學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，確定為十個一級類目，其名稱、標識符號和主要內容如下：DQ黨群主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政職能部門（教務、科研、開發(fā)、基建、設備、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。JX教學主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。KY科學研究主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。CP產品生產與科技開發(fā)主要包括產品生產、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。JJ基本建設主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。SB儀器設備主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。CK財會主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：XZ即xing zheng（行政）的簡稱。（二）二級類目的設置和標識二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規(guī)律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。設置的標準，在大的原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對隨機類目進行選擇。例如：科學研究的二級類目，本法只規(guī)定按學科或專業(yè)或項目設置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產品生產與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備的二級類目設置，亦依此辦法處理，一經確定，不得隨意變動。二級類目的標識，采用雙位制。如：綜合為11，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶0的數字不用。（三）三級類目的擴展和標識在二級類目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上，由各校根據需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。四、檔號的編制（一〕檔號：是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。（二）檔號編制的原則：必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。（三）檔號結構、模式和標識：1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯數字組成。分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數擴展到三級類目者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：黨委會議記錄的分類號，由一級類目組成者力DQ；由二級類目組成者為DQ11；由三級類目組成者為DQ11ⅹⅹ案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數量不同，案卷號可不限級數。2．檔號的模式。本法規(guī)定為：年度號十分類號十案卷號對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。3．檔號的標識。采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號一連結。例如：1990年內容是學籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。（四）檔案的實體排架問題：從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯系的前提下，可將永久、長期排在前面。本法規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據案卷數量、自身條件，既可按一級類目——年代縱向排列，也可按年度——類目橫向排列。五、關于實體分類中幾個問題處理。（一）關于聲像載體檔案聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質載體的文件材料同為高等學校檔案的重要組成部分。隨著現代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，其數量越來越多，重要性越來越明顯。從當前高校聲像載體檔案歸檔的內容看，基本不超出十個一級類目的范圍，故暫不將它與十個一級類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為：年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號保管單位是聲像檔案最低限度的數量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某中央領導同志1990年來校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標引為：1990一SX12一231990一SX13一102CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。（二）關于教學類檔案類目的劃分教學類檔案是高校檔案中數量最多的一部分?？紤]到不同規(guī)模、類型學校的差異性，為保持其有機聯系和便于管理、利用，在二級類目的設置上采用了二種分類方案，供各校根據實際情況選擇。但一個學校只能選一種，并保持穩(wěn)定。（三）關于外事檔案問題外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內容涉及學校工作的各個方面，其他九個一級類目都包含有涉外內容，從維護檔案的有機聯系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨設立了外事一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學生工作的檔案數量較多，價值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類目中增設了國際合作與會議、外國留學生工作。（四）關于納入管理的人事檔案的分類編號按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯合發(fā)布的組通字［1991」第13號文件，即《關于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。（五）關于人物檔案、教師業(yè)務檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：由各校根據本法的上述原則、內容、方法自行決定。

第二章主表

DQ黨群11黨務綜合分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。12紀檢13組織14宣傳教育15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此。16工會婦女工作材料入此。17團委學生社團材料入此。XZ行政11綜合教職工代表大會和院、系、所等單位綜合材料入此。12人事師資培養(yǎng)材料入此。13監(jiān)察審計14武裝保衛(wèi)15總務16檔案、圖書、文博JX教學工作11綜合學生運動會、教學評估、優(yōu)秀教學評獎材料入此。12學科與實驗室建設專業(yè)設置入此。13招生14學籍管理學生獎懲材料入此。15課堂教學與教學實踐16學位17畢業(yè)生畢業(yè)生信息反饋工作入此。18教材注：此類二級類目的劃分，也可以來用以下分類方法：11綜合12研究生教育13全日制本、專科教育14成人教育KY科學研究11綜合科研經費管理、學術活動材料入此。［12］按學科或專業(yè)或項目設置類目CP產品生產與科技開發(fā)11綜合［12］按產品種類或項目設置類目JJ基本建設11綜合［12］按單項工程設置類目SB儀器設備11綜合[12]按儀器設備種類或型號設置類目CB出版11綜合12報紙13刊物14書稿15音像WS外事11綜合12出國（境）國際合作與會議材料入WS l4。13來校外國留學生工作材料人WS15。國際合作與會議材料入WS14。14國際合作與會議15外國留學生工作CK財會11綜合12會計報表13會計帳簿14會計憑證15工資清冊獎金，助學金入此。注：[]代表隨機符號附：SX聲像12照片13錄音帶14錄像帶15幻燈片16磁盤17影視膠片18縮微膠片19光盤附加說明：本標準由全國檔案工作標準化技術委員會提出。本標準起草單位：國家教委辦公廳。本標準主要起草人：包世同楊文海陳光復車同樂石穎吳仁國中華人民共和國國家檔案局1995一06一12批準1995-10-01實施

第二部分高等學校檔案工作規(guī)范

第一章編制說明

一、為了適應高等學校檔案工作的發(fā)展和管理現代化的需要，實現高校檔案業(yè)務建設各個環(huán)節(jié)的標準化和規(guī)范化,提高檔案干部的政治、業(yè)務素質，加強對高校檔案工作的監(jiān)督、指導，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會主義建設服務，特編制本規(guī)范。

二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學基本理論為指導，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據，引入系統(tǒng)論的觀點和現代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現狀和發(fā)展前景結合起來，充分吸取我國高校檔案工作數十年發(fā)展的經驗教訓，源于實踐，高于實踐，既尊重歷史,又有所創(chuàng)新;既突出共性，又照顧個性;既統(tǒng)一標準，又靈活運用。

三、本規(guī)范是一個較重大的系統(tǒng)工程,涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術標準、實施細則于一爐，把檔案基礎標準、業(yè)務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準結合用到規(guī)范中，使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發(fā)展。

四、規(guī)范是《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《普通高等學校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導向，偏重于做什么；規(guī)范則是根據高等學校檔案工作的規(guī)律和特點，進行微觀、具體、量化的落實，偏重于怎樣做。

五、本規(guī)范與《高等學校檔案實體分類法》配套使用，互為補充。引入、采用高等學校檔案這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務工作組織標準的總體規(guī)范《高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范》；同時，根據檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，按黨群、行政管理、教學、科學研究、產品生產與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會十個一級類目設10個具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內容特點和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为毩谐龉ぷ饕?guī)范。

六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務建設規(guī)范外，每個門類的工作規(guī)范均包括九個大項、四個附件。

九個大項是：

l、引言

2、主題內容

3、引用標誰

4、檔案工作的基本原則

5、歸檔范圍的確定

6、文件材料的部門立卷和歸檔流程

7、檔案的管理

8、檔案開發(fā)利用的主要內容和方法

9、檔案工作的各級崗位責任制

四個附件是:

l、歸檔范圍和保管期限表

2、二級類目代號簡表

3、案卷(裝具)規(guī)格

4、常用表格、卡片

本規(guī)范依據的是已發(fā)布的國家標準，同時又考慮高校的實際，九大項中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項最能體現高校該門類檔案的特色，其余有的部分如檔案的管理等屬于共性的，或《高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范》己有明確規(guī)定的，則從簡，標明見該規(guī)范的某條某款。

七、本規(guī)范編寫中，我們對一些重大的技術問題是這樣處理的：

1、關于交叉問題的處理:

我們的原則是，各門類檔案關系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨保存，在編號上用參見號的方式相互呼應，以方便查找利用。這樣一來，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(包括教務、研究生、成人教育)、科研、產品生產與科技開發(fā)、基建、設備、出版、外事、財會等方面管理工作的文件材料就歸入了相應各類，保持各類的相對的完整、準確、系統(tǒng)，顯得更加科學，更便于管理和查找利用。對不設分室而對部分門類檔案實行二級管理問題，尚需實踐，宜慎重處理。

2、分類編號問題的處理:

分類編號一是檢索分類號，一是實體分類號，前者主要供分類標引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二者應該有聯系，也有區(qū)別。檢索(信息)分類號，國家教委組織編制的《中國檔案分類法——教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實體(排架)分類號，按國家教委組織編制的《高等學校檔案實體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現狀和未來，考慮這些年來檔案學理論和實踐的發(fā)展，考慮到國家標準的新要求，既科學又實在，既簡明又概括。歸納起來，主要是這么幾層意思:

A、根據各類檔案的領域范疇、形成規(guī)律和內容特點，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號的二級類目代號簡表；B、分類號由一級類目代號和二級有類目代號組成；C、從一個學校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號模式的認識出發(fā)，在比較了國內通行的文書檔案和科技檔案的檔號內涵之后，確定檔號 = 年度號十分類號十案卷號。這只是一般而言，如一個檔案部門有多個全宗的，原則上還應在前后加上全宗號和件號。

3、關于排架問題的處理:

在編定檔號之后，一律按檔號排架，而不是通常的按保管期限排架。《規(guī)范》在考慮了高等學校檔案的歸宿，它的成套性特點，它們彼此之間的有機聯系之后，大膽在一個卷內把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長期、短期順序排列。將來鑒定時，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調整，又不缺號，不空檔。

4、關于常用表格、卡片和案卷(裝具)規(guī)格問題的處理:

我們的原則是少而精,各類檔案的案卷(裝具)、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應既符合國家標準，又能體現高校特點。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴控制。本規(guī)范所列的這些案卷(裝具)、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。

第二章高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范

1.引言

1.1為了加強高等學校檔案部門的業(yè)務建設，做到門類齊全，結構合理，管理科學，有效服務，必須實行目標管理，使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護及利用檔案，為學校和社會服務。根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。

1.2本規(guī)范為評估學校檔案工作的重要依據之一。

1.3本規(guī)范適用于高等學校檔案部門。中等職業(yè)技術學?？蓞⒄請?zhí)行。

2.高等學校檔案工作的基本原則

2.1高等學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬高等學校檔案。

2.2高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是學校評估的重要內容之一。

2.3高等學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。

2.4高等學校應嚴格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到三納入、四同步:納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

2.5高等學校應有一位校領導分管檔案工作,各立卷部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當的專(兼)職檔案干部具體承辦。

2.6高等學校要把檔案工作列入學校計劃，在人員、經費、庫房、設備各方面給予保證。

2.7高等學校檔案工作要努力從經驗管理轉向科學管理，逐步采用先進技術,大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學校和社會的需要。

3.高等學校檔案部門的任務

3.1貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

3.2制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。

3.3負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關資料。3.4開展檔案的開放和利用工作。

3.5參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。

3.6參加檔案工作協(xié)作、學術研究和交流活動。

3.7培訓全校專(兼)職檔案工作人員。

3.8開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

3.9完成學校領導交辦的其他任務。

4.高等學校檔案部門的制度建設

4.1綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則、規(guī)定。

4.2立卷歸檔制度，包括校內各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。

4.3檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

4.4檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應要求。

4.5檔案統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、項目、內容、辦法。

4.6開放檔案的利用制度，包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。

4.7未開放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準權限和管理辦法等。

4.8檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

4.9檔案部門及下屬科室負責人、全體人員的崗位責任制度，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。

5.高等學校檔案干部素質要求

5.1高等學校檔案部門應配備政治上可靠、具有高中以上(大部分應為大專以上)文化水平和一定專業(yè)知識、年齡結構合理、數量足夠的檔案干部。

5.2高等學校檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，執(zhí)行黨和國家方針政策，公正廉潔、嚴守黨和國家機密。

5.3高等學校檔案干部要熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦于，全心全意為人民服務。

5.4高等學校檔案干部要認真學習檔案專業(yè)知識，管理科學知識，還要學習自然科學、社會科學方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務，以保證工作的順利進行。

5.5各級領導應為檔案干部提高政治、業(yè)務素質和經濟待遇創(chuàng)造條件，關心他們的思想、工作、生活。檔案干部應相對穩(wěn)定，一般不要輕易調離檔案部門。

6.檔案的收集

6.1收集范圍

6.1.1學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料:

6.1.1.1《高等學校檔案實體分類法》規(guī)定應歸檔的黨群、行政、教學、科研、產品生產和科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會十大類文件材料；

6.1.1.2反映學校工作和活動的有保存價值的聲像載體材料；

6.1.1.3征集國內外與學校有關的各種具有保存價值的其他材料；

6.1.1.4校內個人在其非職務活動中形成的文件材料,可按征集、代管、捐贈的方式處理。

6.1.2建國前學校的各類檔案。

6.1.3并入學校的單位的檔案。

6.1.4上級決定由本館(室)保管的撤銷單位的檔案。

6.2立卷歸檔分工

6.2.1部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

6.2.2學校分管某個方面工作的校領導，各部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應的范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關部門、有關人員認真做好工作。

6.2.3全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長辦公室負責立卷歸檔。其余按職能部門分工負責相應門類的立卷歸檔。

6.2.4立卷歸檔涉及多個部門的大類，由一個或幾個主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。

6.3案卷的質量要求

6.3.1各門類檔案的質量要求，總的是:遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

6.3.2卷內文件材料必須準確反映高等學校教學、科研和管理活動的真實內容,手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存。

6.3.3管理內容的檔案按問題、時間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；定稿在前,歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后。

6.3.4專題性、成套性檔案(含教學、科研、產品與科技開發(fā)、基建、設備、出版檔案)按階段、結構、部件等分別組卷。具體請參閱各工作規(guī)范。

6.3.5在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯系情況下,同一內容的卷內文件可按永久、長期、短期先后排。

6.3.5.1確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷:凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；凡反映學校一般工作活動，在長期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期保管；凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。

6.3.5.2對上級發(fā)來的文電，除少數直接針對本校,并要執(zhí)行的重要文件,應永久保管外；其余多數為長期、短期保管。

6.3.6卷內文件要求文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列,配套的特殊載體的文字材料按有關規(guī)定整理。

6.3.7立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過200頁;當間題單一，文件較少，又不便一起歸類時，可立薄卷。

6.3.8卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料，均應依次在非裝訂線一側下角編頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。

6.3.9每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內目錄，對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加[ ]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規(guī)定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。6.3.10卷內文件材料情況說明，應填在備考表內。若無說明,也應將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷單位負責人。

6.3.11案卷題名應簡明確切，體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱(文種)等。部份案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面，不超過50字。

6.3.12要去掉卷內文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應復制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應按標準用細線逐件裝訂。

6.3.13除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內容、規(guī)格、用紙應統(tǒng)一。卷皮一般用250克以上較厚實的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為300毫米×220毫米，厚度由各校自定，一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用紙為260毫米×185毫米，卡片為125毫米 ×75毫米，用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國家制定的有關標準為準。

6.4歸檔時間和手續(xù)

6.4.1黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。

6.4.2教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。

6.4.3科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

6.4.4隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。

6.4.5接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊,一式二份，寫明案卷標題,卷內文件頁數，案卷數量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。

7.檔案的整理

7.1劃分全宗

7.1.1檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

7.1.2建國前檔案有兩個以上全宗的，按全宗分別整理。

7.1.3建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因學校名稱變動而改變。

7.2檔案的分類、編號、排架

7.2.1檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實體分類號(檔號)。

7.2.2檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》確定。

7.2.3實體分類是以全宗為單位按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號，排架組織館藏。

7.2.4檔案實體按檔號順序排架。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學年度，按各類規(guī)范要求確定。

7.2.5檔案分類、編號、排架，一經確定，不可隨意變動。

7.3檔案檢索工具的編制

7.3.1案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重復的檔號。

7.3.2從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具:檔案館(室)指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引，有條件的學校，還應按《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。

8.檔案的計算機管理

8.1檔案部門應納入學校自動化信息管理網絡,積極開發(fā)和利用國家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。

8.2計算機檔案管理系統(tǒng)應用軟件的配置環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡相一致。最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機，軟件編程語言為關系型數據庫系統(tǒng)，輸出設備為較為先進的打字機。以保證檔案科學管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯網要求。

9.檔案的保管

9.1庫房要求

9.1.1新建的庫房基本符合國家檔案局、建設部發(fā)布的《檔案館庫房建筑設計規(guī)范》，對于原有不合格庫房，應按該規(guī)范要求逐步改造。

9.1.2庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。9.1.3庫房標準溫度為14～24℃，標準相對濕度為45～60％。

9.2檔案部門應納入學校自動化管理系統(tǒng)，根據工作需要逐步設置計算機、復印機、照像(翻拍)機、錄像機、去濕機、空調機、吸塵器等。

9.3案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號順序排列。

9.4案卷應依檔號順序排放，庫房柜架應編順序號，各柜、各庫和全館(室)均應有檔案資料存放標志圖、示意圖。

9.5檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現問題，及時解決。對破損、褪變檔案要及時修補復制。

9.6聲像載體檔案的保管，按本規(guī)范第四章執(zhí)行。

10.檔案的鑒定和統(tǒng)計

10.1檔案部門要按規(guī)定進行鑒定

10.1.1檔案部門應根據本規(guī)范并結合國家有關保管期限原則規(guī)定，對已滿期的檔案進行鑒定。

10.1.2在分管校長領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期的意見，登記造冊經分管校長批準后，方可存毀。

10.1.3銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

10.2檔案部門要確定專人負責統(tǒng)計。

10.2.1建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和館(室)內各種情況數據，按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。10.2.2按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統(tǒng)計分析。

10.2.3對統(tǒng)計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，報告學校領導。

11.檔案的開放利用

11.1檔案部門人員要熟悉館藏，主動提供利用，起好領導和有關部門的助手和參謀作用。

11.1.1要充分發(fā)揚各校優(yōu)勢,加強內外信息的綜合開發(fā)利用,發(fā)揮檔案的信息功能，定題跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。

11.1.2館(室)內應有檢索、閱覽室和復制設備，為利用者提供方便。

11.2珍貴檔案應以復制件或縮微片代替原件提供利用。

11.3已建館的學校，對館藏檔案,自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應按國家規(guī)定，報校長批準后，分期分批向社會開放，未建館的不向社會開放。其他單位或個人需利用時，應持單位介紹信，經室主任或校辦主任同意后，方可查閱?？萍紮n案開放利用按國家檔案局、國家科委《開發(fā)利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。涉及重大問題和機密的，還要報請校領導批準。

11.3.1對開放的檔案，應認真審查內容，嚴格區(qū)分開放與控制使用的界限。11.3.2利用開放檔案，對國內利用者與臺灣，香港、澳門同胞及外國人應有不同的要求。

11.3.3開放檔案，應另編目錄和檢索工具，供利用者檢索。

11.3.4專利成果檔案的利用按《中華人民共和國專利法》的規(guī)定執(zhí)行。

11.4利用手續(xù)

11.4.1凡利用館(室)藏檔案，均應按本館(室)規(guī)定辦理利用手續(xù),填寫《檔案借閱登記簿》，對校外單位和有關人員還應照國家規(guī)定收費。

11.4.2利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留館(室)存查。

11.4.3對借出檔案，檔案部門要定期催還，發(fā)現損壞或丟失,應寫出書面報告，根據不同情況，報學校按規(guī)定嚴肅處理。

12.檔案的編研和學術研究

12.1高校檔案部門應加強編研工作，對檔案資料進行研究整理，編輯出版。參加學校信息網絡整體建設和校內外編史修志，編寫或配合有關部門編寫重要參考資料。

12.1.1編研的重要參考資料包括:學校沿革表;歷任校領導(含副職)職務名稱及任免；學校各種基礎數據匯編;年鑒、學校大事記(可與黨辦、校辦合編);重要檔案史料匯編；重要專題檔案匯編(如學生運動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等)；重要會議簡介等等。

12.1.2檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關，保證質量。必要時應報有關部門或分管校領導審查。

12.2高校檔案部門要管好學校(校史)陳列館(室)，加強與圖書館、博物館(室)的聯系，根據學校和社會需要，經校長批準,在適當時候通過展覽和新聞媒介公布一定數量的檔案資料。